Как настроиться на работу? 12 карточек о планировании и режиме дома (и не только)

Команда библиотеки взяла интервью об “академической кухне” у 19 выпускников, преподавателей и студентов Шанинки. Перед вами ― завершающий набор карточек, которые мы составили, обрабатывая получившийся корпус историй. 

Этот год стал для многих испытанием прежних привычек и подходов к организации своей работы. Многие из нас никогда не проводили так много времени дома, не работали в одном и том же пространстве, не находились в отрыве от коллег. В этих карточках мы обобщили этот опыт ― и рассказали, что помогало шанинцам.

1
Как распоряжаться пространством вокруг?

Организуйте рабочее пространство или ряд мест, в которых вы сможете не отвлекаться и быть в нужном настрое. Идеально, если места работы и отдыха будут различаться.

Возможно, для работы дома предстоит подумать о создании мини-кабинета и найти рабочий стол и стул.


Если нет возможности разделить рабочее место и место для отдыха пространственно, разделите их "темпорально": введите знаки и ритуалы, которые обозначают для вас и окружающих, что эти часы заняты делом. Например, ставьте красный флажок (или какой-то другой предмет) на кухонный или рабочий стол, когда вы сосредоточены на занятии. 


Знаки пригодятся, чтобы вас не беспокоили и в отдельной комнате, и в общей зоне, если у вас зум или встреча. Поговорите заранее с родными/соседями о вашем расписании, попросите их не тревожить вас в определенное время ― и обсудите условные обозначениях на дверях.


Если дома так и не удалось найти то самое место, посмотрите, какие варианты помимо привычного офиса есть рядом: общественные пространства, кофейни, библиотеки и т.д. Летом это могут быть парки и дворы.


2
Как распоряжаться временем?

Чтобы распределить свои дела во времени нужно планирование. Если раньше вы не планировали, то сейчас ― самое время начать. Любой, даже самый плохой план лучше, чем его полное отсутствие. К сожалению (или к счастью), исследование ― творческий процесс, поэтому запланировать себе озарение нельзя. Помните, что существует как краткосрочное, так и долгосрочное планирование. 

Вне зависимости от вашего графика и ситуации в жизни лучше соблюдать режим и заранее распределять работу. Например, в воскресенье решить, в какие дни и сколько вы работаете, а когда у вас заслуженный выходной. 

Рассчитайте, сколько времени уйдет на написание эссе или диссертации. Потом отложите план и попробуйте понять, из каких мелких дел состояло, например, предыдущее эссе в вашей жизни. Перечислите их. Это могут быть поиск литературы, написание конспекта/выписок, обсуждение с друзьями и коллегами, написание драфта, и так далее. Отметьте, с чем были сложности, на что потребовалось больше времени, чем ожидалось?

Да, часто на старте все это сливается в один плохо различимый комок дел, но постепенно вы можете распутать его и разложить на этапы, которые есть именно в вашей работе. А потом поэкспериментировать с ними!

Время, заложенное на написание часто увеличивается на 30-50%. Учтите это сразу на случай обязательных ошибок и неожиданных сложностей. И, конечно, не стоит откладывать тексты на последние две недели, иначе этот период станет нескончаемым нервным напряжением.

Помогает список рабочих и личных дел, которые вы должны делать в течение дня, недели, месяца. Выберите для этого удобный инструмент, который всегда под рукой (блокнот, телефон, гугл-док и т.д.) и сверяйтесь со списком как можно чаще.

Если планирование для вас в новинку, начните с малого: выбирайте одно важное дело, требующее погружения и времени, и одно мелкое, быстрое, которое вы обязательно сегодня выполните. Например, большое ― напишите план будущего эссе, а малое ― установите программу для работы с текстами (про такие программы у нас есть карточки!) Писать планы можно на квадратных стикерах для заметок ― и расклеивать прямо перед глазами на стене или компьютере.

3
Как начать планировать работу с текстом?

  1. Пишите понемногу, когда есть настрой (но регулярно).

  2. Пишите, когда есть свободное от рутины и основной работы время.

  3. Если вы не можете выдавить из себя слова и пишете со скоростью предложение в час ― сделайте перерыв и не мучайте себя. Отдохните, прогуляйтесь и возвращайтесь к тексту со свежей головой. 

  4. Пишите заметки во время работы с источниками ― это сэкономит время для написания финального текста. И не забывайте отмечать сноски.

  5. Считайте рабочее время, а не астрономическое. У вас не 24 рабочих часа в сутках, а 6-12 (в зависимости от загруженности). Вам нужно не только работать, но и есть, спать, перемещаться, решать бытовые вопросы, гулять с собакой, отдыхать и т.д. Времени, когда вы можете предельно концентрироваться ― не больше 2-3 часов. 

  6. Пишите сразу. Используйте для этого заметки  или блокнот, а переносите в файл потом. Не будет момента, когда вы скажете себе: “Все, я собрал достаточно. Теперь надо писать”. Всегда будет желание добавить что-то еще. А если вы будете писать сразу, то потом будет время на “отработку шлака” ― вы “выпишете из себя” все бессмысленное, и потом пойдет более осознанный текст. Часто хорошие мысли возникают случайно в уже написанных кипах несовершенного текста. 


У каждого человека свои биоритмы ― нащупайте, в какое время дня лучше работается и в какой обстановке. Написание работы позволит вам изучить ваши привычки и склонности. Например, кому-то важно расписывать весь свой день с точностью до 10 минут, а кто-то планирует блоками и нуждается в свободе передвижения. Для первого случая удачным решением может стать Google календарь, а для второго Задачи или любые списки.

4
Сфокусируйтесь на отведенном времени

Используйте методику фокусирования не на задаче, а на отводимом ей времени. Это помогает более рационально распоряжаться ресурсами. Есть методика “помодоро” (подробно о технике, истории и её использовании можно почитать в материале коллег из ИТМО). Она названа в честь кухонного таймера в форме помидорки. Вы устанавливаете себе время, в течение которого хотите выполнять задачу, оно должно быть в среднем не больше 20-35 минут. Дольше сложно фокусироваться, начинает тратиться слишком много энергии на концентрацию. А с перерывами (и, желательно, с переключением на другую деятельность) все идет легче. 

5
Сформулируйте задачу

Важно правильно записывать задачи. Это отдельный навык. 

Задача, которую вы вносите в свой план должна быть выполнима и реализуема в ближайшем будущем. Нет смысла писать себе на стикере “написать диссертацию”. Это не поможет. Разбейте этот путь на этапы, каждый из которых в идеале можно пройти за один день: написать план, изучить источники в библиотеке и т.д.


Задачу нужно сформулировать максимально просто и понятно, так, чтобы она помогала вам сделать первый шаг. Составление списка задач хорошо описано у Максима Дорофеева ― тренера по продуктивности.

6
Сервисы-помощники

Trello  ― популярная система управления проектами в режиме онлайн. Особенно актуальна для удаленной работы, поэтому пользуется спросом у небольших команд и стартапов.  

Система позволяет быстро определить, какие задачи выполнены, какие находятся в процессе выполнения, а какие запланированы в будущем и когда будут решены. Разработчики сравнивают систему с настоящей доской, в которую команда маркером вносит план.


todoist ― простой  удобный планировщик задач. Работает на любых операционных системах, поддерживает запись задач голосовым сообщением. Можно использовать как для личных, так и для рабочих задач, которые можно группировать по темам и привязывать к датам.

Программы для создания и ведения чек-листов: 

primaERP ― облачное приложение для учета рабочего времени, отслеживания отработанного времени по проектам и задачам.


TMetric ― приложение для точного учета рабочего времени, которое помогает контролировать продуктивность команды и анализировать прибыльность проектов.


Помодоро трекер ― ресурс для фанатов техники Помодоро. Просто укажите в настройке задачу,  длину рабочей сессии и время перерыва. Приятный бонус ― можно поставить фоновый звук. Фанаты помидорной техники рекомендуют работать под тиканье часов — так лучше ощущается течение времени и реже возникает соблазн отвлечься. 


Онлайн-коворкинг Сomplice — открытый русскоязычный онлайн-коворкинг, где можно вместе  с коллегами и друзьями работать по таймеру (25 минут на работу, затем перерыв 5 минут). В коворкинге есть опция включить у себя веб-камеру (это позволяет создать эффект присутствия), в перерывах работает текстовый чат, в котором следует хвастаться забористым кусочком текста, нарисованной картинкой и тем, что успели сделать. А другие участники вас будут поддерживать.


Notion — симпатично устроенный и простой планировщик. В нём много функций, но можно использовать только некоторые, которые вам лично нужны. Есть to-do листы, возможности для совместной работы, классные инструменты форматирования и календарь. А ещё — лаконичный дизайн, который не заставляет ничего придумывать. Планировщик можно использовать как блокнот или место для конспектов и заметок (удобно в него встраивать другие файлы и делать библиотеку). Лучше использовать веб-версию.


Заметки ― базовые программы у Apple. Всегда под рукой вместе с телефоном, синхронизируется на других устройствах. Есть возможность выделять, группировать и распределять по папкам. 


Гугл-календарь и Задачи ― базовые программы у Google, которые не надо дополнительно устанавливать, которые также быстро синхронизируются и всегда под рукой.


Вы можете найти свои сервисы, сейчас довольно много приложений и сайтов, помогающих с тайм-менеджментом, планированием и сортировкой задач.

7
Постоянно проверяйте свои приоритеты

Составляйте план и регулярно с ним сверяйтесь: проверяйте, не изменились ли ваши цели. Режим ― это не репрессия, а помощь и забота нынешнего себя о будущем себе. 


Вспоминайте про интерес к тому, что вы изучаете. Зафиксируйте наиболее вдохновляющие вас идеи или держите под рукой текст, который подбадривает вас в тяжелое время, когда не хочется садиться за работу или нет идей. 


Поддержит на каждом сложном этапе ответ на вопрос “Зачем я это делаю?”. Он напомнит, что это ваш выбор и вы знаете, чего хотите, находясь здесь и продвигаясь абзац за абзацем. 


Иногда вы можете обнаружить, что прежний смысл дела ушёл, а нового не появилось. Это открытие неприятно, но оно может быть веским поводом не отложить задачу до лучших времён, а просто убрать навсегда.

8
Отключите все уведомления, реже проверяйте почту

Уповать на волю можно, и в критической ситуации это работает, но если вы хотите поберечь себя, распределяйте нагрузку по времени, привлекая внешние инструменты. 

Например, можно специальным плагином блокировать все соцсети, когда вы садитесь работать. Иногда они бывают такой въевшейся зависимостью, что вы на автомате зайдете проверить ленту или сообщения (больше об этом). Хорошо, если в этот момент вылезет заглушка, которая напомнит, что вам нужно работать сейчас. Если вы ждете письма от преподавателя, или в учебной беседе бывают важные дискуссии ―  посматривайте туда, но не увлекайтесь. Мониторьте ситуацию раз в несколько часов. Создавайте условия, которые помогут вам концентрироваться: например, отключите интернет или спрячьте телефон.

Во время написания эссе попробуйте проверять почту не более двух раз в день, если ваша деятельность напрямую с ней не связана. Отводите на это определённое время, после чего переключайтесь на основные дела.

Сервисы, которые помогут эмоционально настроиться на рабочий и учебный ритм:

Forest — приложение, которое помогает сфокусироваться на работе, выращивая «лес». Оно помогает владельцу смартфона отложить устройство и посвятить себя работе. Пока вы работаете и не открываете другие приложения ― лес растет. Открываете другие приложения и он начинает чахнуть. 


focus@will  ― музыкальный сервис, который применяет опыт неврологических исследований, чтобы помочь вам сфокусироваться и снизить уровень стресса. focus@will подбирает звуковое сопровождение и мозг приходит в состояние максимальной продуктивности. Для достижения нужного эффекта перед запуском программа проводит небольшой опрос — чтобы выяснить, например, склонны ли вы мыслить логически или абстрактно.

9
Общайтесь (пусть и онлайн)

Общение и обсуждения с коллегами — важная часть учебного процесса. Возможностей пообщаться лицом к лицу с коллегами сейчас не так много, но именно за беседами могут родиться идеи. Придумайте, как вы могли бы общаться онлайн, например, в онлайн-коворкингах или даже просто вдвоем в zoom.

Общение поможет понять, что вы не одиноки с вашими сложностями и даст шанс поделиться опытом, обсудить какие-то наработки (или даже последние серии сериала, который вы смотрите).

Кроме того, присутствие других людей часто помогает не отвлекаться и добиваться поставленных задач.

10
Выстройте рабочий режим

Нужно задать себе ритм/привычки/ритуалы (выберите, что вам подходит). Обычно вы встаете, одеваетесь, идете на работу/учебу? Так и нужно поступить при работе дома, даже если на работу вы физически не идете. Человеческий мозг любит паттерны даже там, где их нет. Поэтому нужно обмануть себя и правда собраться на работу ― настроиться на рабочий лад. Выйти на пару к 9 утра в zoom, лежа в кровати, потому что вы встали 10 минут назад ― не лучшая стратегия, потому что рабочего ритма не будет. 

При самоизоляции режим еще более важен, чем обычно, потому что наш день в нормальной обстановке часто естественным образом структурируется перемещениями: из дома в университет, из университета в фитнес-клуб, из фитнес-клуба в кофейню, из кофейни ― домой. Сейчас нужно создавать временные блоки: блок для работы, для учебы, для личной жизни. Можно делать блоки в течение дня, можно делить дни на неделе: дни, когда вы занимаетесь только работой или дни, когда вы только на учебе. Или дни, когда вы отвлекаетесь от всех гаджетов.

Чем больше в расписании точек, которые никуда не деваются, тем проще планировать. Если боитесь стать заложником этих планов, запланируйте день без планов!

11
Не забывайте отдыхать

Вносите отдых в план дня и даже выделяйте на него целый день. Просто убирайте в сторону все рабочие материалы, не заходите в Интернет. Отдохните от гаджетов. Без них ничего страшного не случится (если переживаете, то предупредите близких заранее).

Многие отдыхают по дороге на учебу/работу или домой. Если вы находитесь весь день дома, это не значит, что все время нужно тратить на продуктивные занятия. Позволяйте себе расслабляться. Можно просто бродить по городу или парку, даже если никакой специальной нужды в прогулке нет.

Когда устали, переключитесь: посмотрите или послушайте простые для восприятия лекции на ютубе или TED-talks. Если вы устали от работы за экраном, но интеллектуальный ресурс у вас не истощен ― переключите медиум: возьмите бумажную книгу по вашей теме и поработайте с ней. 


Но если уж отдыхать, то лучше основательно. Не доводите себя до состояния, когда всё надоело. Включите любимую музыку и подумайте о чем-то отвлеченном. Хороший способ сменить пластинку – посмотреть немного сериал.


Переключиться можно и на уборку. Переберите старые бумаги, выбросите мусор, протрите пыль. Так вы организуете пространство, сделаете его приятнее и чище и приведете мысли в порядок.

Можно порисовать, заняться любимым творчеством, приготовить себе что-то вкусное, понаблюдать за снегом за окном. 

Попробуйте минимизировать работу с экраном, где это возможно ― и делайте зарядку для глаз.

Чтобы вернуться потом в рабочий ритм, используйте описанные выше методы Помодоро, приложение Forest. Или даже просто таймер. 

И не забывайте про сон. Перед сном или во сне часто приходят интересные мысли.

Если не пишется совсем, вспомните старую русскую пословицу "Утро вечера мудренее". Полезно высыпаться: перед написанием важного текста можно 8-9 часов уделить сну, чтобы чувствовать себя свежо. 

12
Двигайтесь!

Если вы часто и быстро устаете, попробуйте делать физические упражнения несколько раз в неделю. Это дает мозгу время на передышку и перезарядку. Сидячий образ жизни, который свойственен всем, кто занимается интеллектуальной деятельностью, не идет на пользу телу. Особенно сильно здоровье страдает тогда, когда нет даже обычных прогулок на учёбу или работу.


Постарайтесь раз в день выходить на улицу подышать воздухом и понаблюдать за природой. Можно прогуляться до кофейни в вашем районе, взять любимый напиток и продолжить прогулку.


Выберите комфортные физические упражнения на улице или дома (зарядка, бег, йога, танцы, спортивные приложения и т.д.) и включите их в план дня. Благодаря такой нагрузке организм включается в активную работу и запускает процессы, в том числе и мыследеятельные.

Полезные материалы:


Лекция Максима Дорофеева, тренера по продуктитвности: Джедайская техника 2.0 Философия продуктивности (3 часа)

Техники Екатерины Ленгольд

Книга “Просто Космос”

Авторы: комьюнити-менеджер Олеся Маляр, сотрудницы библиотеки Наталья Винокурова и Вероника Хомякова

Консультанты: Полина Колозариди, Максим Никитин, Екатерина Новикова 

Благодарим за истории и помощь выпускников и слушателей Шанинки: Артамонова Александра, Бурасову Олю, Казакова Марию, Кимстач Ульяну, Новикову Екатерину, Евгению и Анну.

Огромное спасибо участникам интервью: Даниил Воскобойников, Всеволод Герасимов, Анастасия Гришина, Александр Зарицкий, Константин Кокарев, Полина Колозарили, Артем Кравченко, Екатерина Кулиничева, Денис Ломов, Татьяна Маргулян, Екатерина Новикова, Татьяна Новоселова, Алина Петрова, Алексей Сафронов, Алексей Титков, Арнольд Хачатуров, Юрий Шишлов



Заметьте, все эти люди переживают о том, как устроен их рабочий день. И часто или порой — недовольны своей продуктивностью. Это значит, что когда вы обессилены течением времени или потоком дел — вы не одиноки. И все мы иногда не справляемся.

Будем рады комментариям и замечаниям! Пишите на biblioteka@universitas.ru.

3295
Поделиться: